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2022.07.19COLUMN使わないともったいない!「ビジネスチャット」で業務効率化

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みなさんは社内外で業務連絡をする際、どのようなコミュニケーションツールを使っていますか?

従来であればメールや電話でのやり取りが主流であったかと思います。
実は近年、在宅ワークの浸透により「ビジネスチャット」を導入する企業が急速に増えています。

 

ビジネスチャットとは、その名の通り「チャット形式」のコミュニケーションツールです。要件だけを端的に相手に伝えることができるため、業務上のやり取りをより手軽に行うことができます。また、グループ機能を使えば特定のメンバーのみで情報共有できたり、アップロード機能で写真や動画を簡単に共有し合うことができます。その他にも、ビデオ通話機能やファイル・タスク管理機能といった多くの機能が搭載されています。

 

非常に便利なビジネスチャットですが、ビジネスチャットツールにも様々な種類があり、どの製品を使えば良いのか分からない方もいらっしゃるかと思います。そこで今回は、「ビジネスチャットの選定ポイント」「人気なビジネスチャット3選」についてご紹介していきたいと思います!

ビジネスチャットの選定ポイント

①対応形態(クラウド型/オンプレミス型)

ビジネスチャットツールにはクラウド型オンプレミス型といった2種類の形態があります。クラウド型は、サービス提供会社のサーバーを利用してインターネット経由で利用するサービス形態です。自社で特別な設備を揃える必要がないため、導入の初期費用を抑えることができます。

一方のオンプレミス型は、自社のサーバーに専用のシステムを構築して利用するタイプで、初期費用がかかる他設備を整える時間も必要となります。しかし、自社で構築するため自由にカスタマイズができ、社内のニーズに柔軟に対応することができます。

 

②コスト

最も気になるのは導入・運用にかかる費用かと思います。①の通り、クラウド型は初期費用が安価で0円で始められるサービスもあります。しかし、クラウド型は課金体系のものが多く、利用者の人数や利用料に応じて料金が決まります。そのため、初期費用がほとんどかからなくてもランニングコストが高くなる場合があります。

導入時の初期費用が安く済むのは非常に魅力的ですが、目先のコストに目を向けすぎると予想外のコストが発生することもあります。まずは、利用人数や社内のニーズなど「利用シーン」に合った形態を選ぶことが重要なポイントです。

 

③使いやすさ

結局のところ、使いやすくなければ導入のメリットを感じられませんよね。製品によってできること・できないことがあるため、自社のニーズにピッタリな機能が備わっているものを選ぶ必要があります。また、シェア率の高いツールを使うことで、社内だけでなく取引先や委託先など社外とのやり取りでも活用することができます。「どのような業務に利用するのか」「社風との相性は良いか」などを確認した上で導入していきましょう。

 

④セキュリティ

ビジネスチャットでは社外秘の情報が飛び交い、機密性の高いファイルやデータのやり取りもあるため常に情報漏洩のリスクが伴います。そういった点から万全のセキュリティ対策が施されている製品も多いですが、「管理者がどこまで設定を触れるのか?」「盗聴などの情報漏洩対策は行われているのか?」など、自社の利用シーンに合わせて慎重に比較・検討を行う必要があります。また、ビジネスチャットはカジュアルなコミュニケーションツールだからこそ、チャット利用時の社内ルールを設けるなどセキュリティへの意識も統一しておきましょう。

人気なビジネスチャット3選

①Google Chat

・Googleアカウントを持っていれば誰でも利用することができる

・Googleサービス(Gmail/Googleカレンダー/スプレッドシートなど)間での移動がスムーズ

・見た目がシンプル、一目で判りやすい

・Google meet(ビデオ会議用サービス)と連携できる

・世界基準の高度なセキュリティ

 

②Chatwork

・日本産のチャットツールのため使いやすい

・無料プランと有料プランがある

・IDの共有で社内外とやり取りできる

・自分だけが見れるチャット「マイチャット」でメモやファイルを簡単管理

 

③LINE WORKS

・LINEと使い勝手が同じ

・一般のLINEユーザー数が非常に多いため、多くの人が使い慣れている

・無料プランと有料プランがある

・一般のLINEアカウントと連携できるため外部とのやり取りも可能

最後に

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今回は、ビジネスチャットの選定ポイントとチャットツール3選について紹介させていただきました。

ビジネス上ではまだまだメールが主流ではありますが、中小企業でもビジネスチャットの導入が加速しています。メールに代わってビジネスチャットが主流となる時代もそう遠くないですね。

 

とは言っても、カジュアルなツールだけにセキュリティ面には細心の注意を払って導入を検討したいところ。初期費用が安い製品はもちろん魅力的ですが、自社がビジネスシーンで利用する際に最も業務の効率化ができるツールを選択したいですね。

この機会に、ぜひビジネスチャットの導入をご検討ください!